如何寫一封讓客人看了舒服的信
兼顧理性、感性與人性！
有位讀者來信提到：我的主管一直跟我強調，在寫英文書信時，要替看信的人著想，而且寫出來的內容必須令對方看了覺得舒服、順眼 … 可是我聽得好籠統。可以請教 AYA 姐，什麼樣才叫做是令人看了覺得舒服順眼的信呢？
AYA 很認同這位主管的話，因為信除了傳達意見與訊息之外，最好能兼顧對方的心情與感受，而不是只抒發自己的感想，或是寫得順手爽快就好。而且我們寫信的目的也是希望對方可以接受我們的提議或說法，進而和平解決問題。所以當然要先推敲對方希望看到的是什麼內容？希望得到的是什麼結果？再用對方能感受到你的誠意的語氣和措辭來寫這封信。
即使無法達到對方的要求，或是可能讓對方吃虧，甚至根本就是想要直接拒絕對方，也都要想好配套措施或是讓他覺得情有可原的理由，才能讓客人看到我們的用心，並將傷害和損失降到最低，給雙方留一條路走。
即使我方有理，也要理直氣和，而不要得理不饒人，其實這跟我們平常做人處世的道理也是一樣的。同樣一句話，有人直來直往，自詡為坦率不矯情，卻讓人聽了反感不舒服，當然招致反效果與壞人緣。如果懂得婉轉一點，多一些體貼與包容，從對方的角度出發，那結果會完全不同。
例如，同事請你幫忙，但是你正好在忙，你可以理直氣壯的說：『你沒看到我在忙喔，等我有空再說吧！』哈哈！你相信嗎？ AYA 以前就真的被助理這樣反嗆過，讓我一時之間搞不清楚到底我是主管還是她是主管？不過你也可以選擇說另外一個版本：『不好意思耶，我剛好在忙，如果你不趕的話，我等一下忙完再找你，好嗎？』瞧！這樣的說辭聽了多窩心呀！好在 AYA 現在的助理們都是這般善解人意的甜姐兒，不然 AYA 脆弱的心靈可禁不起摧殘呀！
又例如，某客人當你的代理已經半年，但是業績一直很差，老闆叫你跟他說，下個月再沒有訂單就要取消代理資格了！這時你可以選擇公事公辦、直接了當的跟他表明：『由於你的績效未能達成合約所規定的半年銷售額 10 萬美元的門檻，所以下個月若還是沒有訂單入袋，就要取消你的代理資格。』
但是你也可以換另一套比較人性化也更圓融的說辭來傳達同樣的訊息，說不定對方反而會因為感激涕零而發憤圖強哪！AYA 的人性化版本如下：
『感謝你過去這半年來的努力，我們知道現在的市場買氣低迷，不知你這邊是否需要我們提供什麼樣的協助？或者這半年的經營過程中有什麼心得或市場情報可以分享？很可惜的是，由於公司的政策與當時雙方所簽訂的合約都有半年最低銷售金額 10 萬美元的規定，很遺憾你未能達成，所以我們可能被迫必須改變跟你的合作方式，由獨家代理變成一般經銷商。在比較沒有壓力的情況下，也許你更能自由的發揮所長，我們也會繼續提供支持與服務。如果未來的銷售成績有所提升，或是市場買氣回溫，你也有意願再度成為我們的代理，屆時我們將很樂意與你詳談後續的合作事宜。』
同樣的意思，換個說法與措辭，給對方的感覺會迥然不同，後續的發展與迴響也可能差很大。但是婉轉不代表含糊，該表達的意思一定要清楚，不能模稜兩可。
在不傷害對方自尊與雙方和氣的前提下，試著把訊息準確地傳達需要同理心，也需要揣摩與練習。所以，機會來啦！上面的這段人性化的表達方式，該怎樣用英文寫出來？可能大家都很想知道 AYA 的版本。不過 AYA 更想讓大家都來練習一下，自己試試身手，看看能不能寫出一封讓客人看了很舒服的信，而不會覺得你是要把他 Get Out 踢出去，反而還自覺汗顏愧對你，甚至對你的體諒銘感五內呢！
大家可以用自己的版本（如果你有更棒的寫法，當然要分享囉），或是翻譯 AYA 上面的版本 ( 如果你認同 AYA 的寫法的話 )，寫一封讓自己看了都會感動的英文信，寄到 AYA 的信箱。AYA 會寄我自己的版本給你作為交流與回饋，也會針對你的寫法提供意見或修正。
有興趣的人可以試試喔！
AYA 的信箱： ayakowang@gmail.com
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